Vsak dan sem si pisala predolge sezname opravil, vse v želji, da jih bom naredila. Dogajalo se mi je, da sem konec dneva odkljukala polovico, včasih kaj več, skoraj nikoli vse.

Taki dnevi so bili zame polni stresa in na koncu sem se počutila obupno. Ne le, da nisem končala vsega, kar sem si zadala, celo narejene stvari so bile manj kvalitetne.

Se vam dogaja podobno?

Delati več ne pomeni biti bolj produktiven.

Zanimivo je, da so Švedska, Danska in Norveška najbolj produktivne države na svetu zaradi krajših delovnikov in daljših dopustov.

Bi tudi vi želeli delati manj in biti boj produktivni?

V tokratnem prispevku z vami delim drugačen pristop k produktivnosti, ki se vam bo na začetku (kot se je meni) najbrž zdel nesmiseln.

Problem sodobne produktivnosti

Ali ste vedeli, da smo produktivni manj kot 3 ure dnevno? In da je po raziskavah le 2 % ljudi produktivnih po delovnem času?

Če želimo narediti več, moramo delati več, kajne? To pomeni, da moramo biti hitri. In če nam zmanjka časa, pač podaljšamo. V službi odsedimo ekstra uro ali pa si delo odnesemo kar domov, kjer dokončamo do kadarkoli že to je. Da nam to povzroča dodaten stres, najbrž ni potrebno posebej poudarjati.

Delovniki, daljši od 8 ur dnevno, so recept za izčrpanost, zmanjšano kreativnost in učinkovitost, ter na koncu izgorelost.

Stremimo k večji produktivnosti, da bi imeli več prostega časa. Vendar prav ta prizadevanja nas pripeljejo do točke, kjer nam prostega časa zmanjka ali pa smo preveč utrujeni, da bi ga lahko uživali.

Rešitev: Počasna produktivnost

Vprašajmo se, kaj dejansko pomeni biti produktiven. Ali gre zgolj za čim večje število opravljenih nalog ali je produktivnost nekaj bolj subtilnega, povezanega z doseganjem tistega, kar je resnično pomembno za nas?

Avtor Digitalnega minimalizma, Cal Newport, je na podlagi raziskav o preobremenjenosti s produktivnostjo vpeljal koncept počasne produktivnosti.

Počasna produktivnost spodbuja trajnostno in smiselno organizacijo dela z znanjem, ki temelji na treh načelih: (1) počnite manj stvari, (2) delajte v naravnem tempu, (3) kakovost je pomembnejša od količine.

Počasna produktivnost je koristna, ker:

• izboljša kakovost našega dela,
• zmanjša stres in tveganje za izgorelost,
• spodbuja kreativnost,
• izboljša dolgoročno zdravje.

Počasno produktivnost lahko vpeljemo v naše delovnike po naslednjih načelih.

1. Počnimo manj stvari

Preobremenjenost z delom zmanjšuje produktivnost za 68 %. Težko je določiti optimalno število nalog, vendar na splošno velja, da je manj bolje kot več. Prednost manjšega števila opravil pa ni le v povečanju števila ur, namenjenih koristnim dejavnostim, temveč tudi v povečanju kakovosti teh ur.

Včasih je težko reči ne, bodisi nekomu drugemu bodisi lastnim ambicijam. V resnici reči ne ni tako slabo, sploh če je to edini razumni odgovor.

Jaz sem začela krajšati sezname opravil, v bistvu sem jih razpolovila, ter določati tedenske in mesečne cilje. Vsakič, ko pomislim, da lahko naredim več, se ustavim in vprašam: Kaj si najbolj od vsega želim danes/ ta teden/ta mesec končati?

Kot je dejal Steve Jobs: “Odločitev, česa ne narediti je enako pomembna kot odločitev, kaj narediti.”

2. Delajmo v svojem tempu

Naša energija in osredotočenost se čez dan spreminjata. Porazdelimo si delovne aktivnosti na naš ritem. Če smo zjutraj razpoloženi za poglobljeno delo – planirajmo ga takrat. Manj zahtevna opravila si prihranimo za popoldan.

Planirajmo si tako obdobja intenzivnega dela, kot potrebnega počitka. Vzemimo si odmore, naredimo nekaj minutni sprehod, poklepetajmo s sodelavcem. Če imamo možnost, si določimo dan v tednu ali mesecu in pojdimo v gledališče, na izlet, na koncert. Kar napolni naše baterije.

Meni odgovarja, da po 19. uri zvečer nimam več zaslonov pred sabo, vikende imam rezervirane za izlete v naravo in vsak dan posodabljam seznam opravil (predvsem ga skrajšujem).

3. Kakovost je pomembnejša od količine

Zalotim se, da imam spet predolg seznam opravil in opomnikov. Bom lahko vse to naredila dobro, morda odlično? Ali se bom sploh lahko lotila vsega? Zagotovo ne.

Zavedanje, da smo si nakopali preveč stvari, je že dober začetek.

Preden se lotimo nove naloge, se vprašajmo, ali prispeva k našim splošnim ciljem in ali ustreza našim standardom kakovosti. Produktivnost ne pomeni samo odkljukanega opravila, ampak kakovostno opravljeno delo. In pomemben je napredek, ne popolnost. Četudi bo trajalo dlje, kot smo predvideli, nič hudega. Nekaterim (tudi sebe štejem zraven), dovolj dobro pač ni dovolj.

Meni pomaga, da grem pred oddajo projekta na sprehod, telovadim, prespim ali s kom podelim dileme. Nesmiselno se je boriti s popolnostjo. Enkrat pač rečeš dovolj je in zaključiš. Olajšanje je zagotovljeno, vam povem. Najverjetneje ste naredili mnogo bolje, kot mislite. Vprašajte druge.

Kako uporabiti počasno produktivnost v svojem življenju

Pri uvajanju počasne produktivnosti ne gre za radikalno prenovo delovnega dneva, temveč za namerne in smiselne spremembe, ki so v skladu s tremi temeljnimi načeli: počnimo manj stvari, delajmo v svojem tempu in kakovost dela postavimo pred količino.

Moram priznati, da se jaz še vedno občasno borim s produktivnostjo, ampak spodnji napotki mi izjemno pomagajo.

Določite prioritete

Izberite 2 do 3 ključne naloge, ki neposredno prispevajo k vašim dolgoročnim ciljem. Na tak način se boste lahko osredotočili na najpomembnejše aktivnosti in zmanjšali občutek preobremenjenosti.
Npr. oddaj članek, dogovori sestanke za naslednji teden.

Ustvarite neprekinjene delovne bloke (time – boxing)

Določite časovne bloke za delo na določenem projektu brez prekinitev. Time – boxing pomaga ohranjati visoko raven osredotočenosti in učinkovitosti.
Npr. med 8. in 11. uro pripravljam vsebino za nov projekt; samo to in nič drugega.

Omejite večopravilnost (multitasking)

Večopravilnost lahko zmanjša produktivnost za kar 40 %. Osredotočite se na eno nalogo naenkrat. Tako boste zagotovili visoko kakovost dela in zmanjšali miselno obremenitev.
Npr. ko pišem članek, ne pregledujem e – pošte; izklopim vse zvoke naprav; včasih med delom izklopim celo internet.

Vzpostavite meje med delom in prostim časom

Ločite delo od prostega časa in si namenite dovolj časa za počitek, spanje in regeneracijo. Jasne meje med delovnim časom in časom za počitek pomagajo preprečiti izgorelost in izboljšajo splošno dobro počutje
Npr. vsakih 40 minut dela naredim pet počepov; vsaj enkrat tedensko si privoščim večurni izlet v naravo.

Refleksija in prilagajanje

Redno ocenjevanje vašega napredka in prilagajanje delovnih navad sta ključna za stalno izboljševanje učinkovitosti. Poiščite tiste, ki najbolj delujejo za vas.

Počasna produktivnost kot življenjski slog

Vsi si želimo biti bolj produktivni in zadovoljni s svojim delom. Za boljšo produktivnost moramo namesto delati več in hitreje narediti miselni preskok k počasni produktivnosti; delati manj stvari, prerazporediti delo na svoj tempo in kakovost dela postaviti pred količino. Ne bodimo prezahtevni do sebe. Če nam uspe eno stvar glede produktivnosti izboljšati, odlično. Poiščite načine, ki vam odgovarjajo ter poskrbite za svoje psihično in fizično zdravje.

Na koncu je pomembno, kje boste končali, in ne hitrost, s katero boste prišli do tja, ali število ljudi, ki jih boste na poti navdušili s svojo neutrudno delavnostjo, je zapisal Cal Newport.